نشست با تحلیلگران یکی از متداولترین سیستم­های برقراری ارتباط و مورد انتظارترین آن است و شرکت­ها در این نشست جزئیات بیشتری از عملکرد مالی خود ارائه می­کنند. این نشست­ها معمولاً توسط بیشتر شرکت­های بزرگ برگزار می­شود. در ایالات متحده پس از تصویب قانون افشای کامل تقریباً هر شرکتی اینگونه نشست­ها را برگزار می­کند و این موضوع تنها به شرکت­های بزرگ خلاصه نمی­شود. تشکیل چنین جلساتی یکی از موثرترین و کاراترین روش­هایی است که مدیریت می­تواند با استفاده از آن با بازار اوراق بهادار ارتباط برقرار نماید. بدلیل همین اهمیت است که گاهی در برخی از شرکت­ها سالانه 4 کنفرانس خبری برگزار می­شود.

نشست اطلاع­رسانی هر چند که شاید زمان زیادی از شرکت برای برنامه­ریزی بگیرد، اما به شرکت اجازه می­دهد تا بصورت رسمی با تعداد زیادی از سرمایه­گذاران و تحلیلگران ارتباط برقرار کنند. بر اساس مطالعات انجام شده، بیش از 64 درصد از شرکت­های بزرگ در ایالات متحده، نشست خبری برگزار می­کنند. این نشست فرصتی است برای تیم مدیریتی تا توانایی مدیران شرکت را نشان دهد و همچنین عامل ایجاد اعتماد در تیم مدیریتی برای امور اجرایی است.

منافع نشست اطلاع­رسانی:

- دریافت نظرات تحلیل­گران نسبت به شرکت

- بروزآوری و آموزش مستقیم تحلیلگران از کسب و کار شرکت

- دریافت نگرش تحلیلگران به صنعت موردنظر و رقبای شرکت

- ایجاد فضای دریافت نظرات گروه سوم به کسب و کار شرکت

- تقویت رابطه بین فعالان بازار با بخش واقعی اقتصاد

 

به چند دلیل کنفرانس خبری می­تواند موفق باشد یا ناکام بماند و موفقیت این کنفرانس به توانایی­های مدیریت و تدارکاتی بستگی دارد که بتواند محتوی گزارش و شیوه ارائه اطلاعات را هماهنگ نماید.

این جلسات می­تواند تصویری مناسب از چشم انداز، عملیات و اعداد مرتبط به شرکت­ها را در ذهن سرمایه­گذاران ارائه نماید. حتی شرکت می­تواند دستاوردهای جدید را در این نشست معرفی نماید و معمولا مدیران مرتبط با بحث­های جدید نیز در جلسه حضور می­یابند.

باید و نبایدهای نشست اطلاع­رسانی

از دیدگاه ساختار برگزاری و محتوای مطالب ارائه شده در این جلسه، عموماً متخصص روابط سرمایه­گذاران این جلسه را آغاز می­کنند و به مطالبی که در جلسه ارائه خواهد شد، اشاره می­نماید. سخنران اول جلسه مدیرعامل شرکت خواهد بود که بطور کلی به آخرین گزارش عملکرد شرکت می­پردازد و بیشتر به ویژگی­های کیفی اشاره می­کند. سپس نوبت به بالاترین مقام مالی شرکت می­رسد تا به تفصیل سطر به سطر اقلام صورتهای مالی را توضیح دهد و صرفاً به بیان آنها بصورت درصدی اکتفا نمی­کند و حتی آنها را با اقلام دوره قبل مقایسه می­نماید و سرانجام مقادیر پیش­بینی شده را مورد بررسی قرار دهد.

سرانجام مدیرعامل جلسه را به پایان می رساند. مدیرعامل در این مرحله باید درباره استرتژی­ها و برنامه­های سال بعد صحبت و موضوعاتی را با مخاطبان در میان بگذارد که چرا شرکت در این مقطع به این نکات توجه ویژه می­نماید. پس از آن، نوبت به پرسش و پاسخ می رسد. با توجه به اینکه این جلسه از موثرترین و کاراترین روش­های ارتباط مدیریت شرکت با بازار اوراق بهادار است، اهمیت دارد که مطلب یا متنی که کنفرانس ارائه می­شود از پیش تهیه گردد. توصیه می­شود که هر کلمه یا واژه­ای باید بصورت سنجیده بیان شود. سخنرانی­ها نباید بیش از 20 تا 30 دقیقه باشد.

داشتن متن سخنرانی از این منظر اهمیت دارد که به مدیران شرکت در ارائه مطالب تسلط می­دهد و به حضار بویژه سرمایه­گذاران و تحلیلگران این ذهنیت را منتقل می­کند که سکان کشتی شرکت در دست افراد مسلطی است و به شیوه عالی هدایت می­شود و این موضوع به سرمایه­گذاران آرامش خاطر می­دهد.

در این جلسه مدیران باید به دیدگاهها و نگرانی­هایی توجه کنند که تحلیلگران در مورد شرکت دارند. برای مثال افزایش شدید هزینه­ها در دوره جاری، بدهی های خارج از ترازنامه یا اثربخش بودن یک دعوای خاص و ...

یکی از معضلات این کنفرانس آن است که برخی از مدیران بلندپروازی می­کنند. مقامات اجرایی، طی سال، کارهای طاقت­فرسایی انجام می­دهند تا فقط چند دقیقه در برابر سرمایه­گذاران قرار گیرند و نتیجه عملیاتی شرکت را به آگاهی برسانند. از اینرو در نظر گرفتن چند نکته ضروری است:

  • مدیریت باید به تحلیلگران و سرمایه­گذاران اجازه صحبت دهد. هر چند باید بخاطر داشت که موظف نیست به همه سوالات پاسخ دهد.
  • مدیریت شرکت باید توجه کند که رویدادهای اقتصادی جنبه شخصی ندارد و کسانیکه در نشست در برابر مدیریت ایستادگی می­کنند، موضوع جنبه عاطفی و احساسی پیدا نکند.
  • برگزاری کنفرانس خبری پس از انتشار اطلاعات از طریق کدال باشد. معمولاً ساعتی پس از انتشار اطلاعیه و در همان روز برگزار شود تا فرصت کمتری برای واکنش غیرضروری بوجود آید.
  • اجرای نشست­ها باعث می­شود که مقدار زیادی از ریسک مورد تصور سرمایه­گذاران کاسته شود.

اقداماتی که باید انجام شود:

- معرفی شرکت، زمینه فعالیت و محیط کسب و کار

- جمع­آوری اطلاعات صنعت و رقبا از تحلیلگران

- جمع­آوری نگرش های عملی به صنعت

- از داده­های تاریخی برای تاکید بر مطالبی که ارایه می­شود، استفاده گردد.

 

 

-اقداماتی که شرکت نباید انجام دهد:

-با همکاران خود در حضور تحلیلگران و سرمایه گذاران بحث و عدم توافق را بروز ندهید.

-سوالاتی که مطمئن نیستید پاسخ ندهید.

-قوانین افشای اطلاعات را فراموش نکنید.

-چنانچه شرکت بخواهد اطلاعات منتشر نشده­ای را در نشست خبری ارائه نماید که در گزارش عملکردهای دوره ای ارائه نشده، قبل از نشست یا همزمان با نشست از طریق کدال یا رسانه ها منتشر نماید.

 

 

 

 

 

 

 

 

برای اثربخشی بیشتر نشست­های اطلاع­رسانی مطالعات زیادی از منظر مکان، زمان، مدعوین، ارائه­کنندگان مفاهیم و امکانات انجام شده است. از آنجا که فلسفه برگزاری نشست خبری ایجاد اعتبار برای شرکت و افزایش سطح اعتماد عمومی به چشم انداز آتی شرکت است توجه به این نکات ضرورت دارد.

 

 

v   زمان نشست خبری؟

بر اساس مطالعات صورت گرفته، بیش از 51 درصد از تحلیلگران عقیده دارند بهتر است که زمان این نشست­ها بیش از 4 ساعت نباشد؛ در حالیکه 29 درصد از سرمایه­گذاران اعتقاد دارند که این نشست­ها باید به جزئیات و در طی یک روز کامل برگزار شود و تنها 20 درصد از مشاهدات حکایت از آن دارد که این نشست­ها باید بین 1 تا 3 ساعت باشد. این در حالیست که در ایالات متحده، 55 درصد از شرکت­ها جلسات 4 ساعته (نصف روز) برگزار می­کنند، 39 درصد نشست­های کامل یک­روزه و 6 درصد آنها بین 1 تا 3 ساعت برگزار می نمایند. البته مدت زمان نشست به اندازه شرکت نیز می­تواند مرتبط باشد.

v   نشست خبری باید کجا برگزار شود؟

58 درصد از مخاطبان اعتقاد دارند که نشست خبری در محل دفتر مرکزی شرکت برگزار شود. همچنین علاقه دارند که بازدیدی از کارخانه، امکانات و همچنین ملاقات با مدیران واحدها داشته باشند. 20 درصد ترجیح می­دهند که این نشست خارج از شهر برگزار شود و برخی از آنها نیز ترجیح می­دهند که در خارج از شرکت و در ساختمان­ها یا هتل­های معروف برگزار شود. این درحالیست که 26 درصد شرکت­ها در دفتر مرکزی میزبان تحلیلگران و سرمایه­گذاران بودند و 45 درصد نیز خارج از شرکت و خارج از شهر این نشست را برگزار کردند.

v   چه زمانی باید برگزار شود؟

از منظر سرمایه­گذاران، بسیار مفید خواهد بود که این نشست­ها در زمان­های انتشار گزارش های عملکرد 3 ماهه برگزار شود. هرچند که برخی از سرمایه­گذاران اعتقاد دارند که این نشست­ها به زمان انتشار گزارش 3 ماهه یا گزارش عملکردی شرکت­های دیگر خیلی نزدیک نباشد؛ زیرا با زمان انتشار گزارش شرکت­های دیگر تداخل پیدا می­کند. همچنین اعتقاد دارند که این نشست­ها همزمان با تعطیلات خاص رسمی نباشد. برخی از ماه­ها اصلاً برای برگزاری این کنفرانس ایده­آل نیست. بر این اساس دومین ماه از هر فصل بهترین زمان برای جلسات فوق است.

 

 

v   چه کسانی باید دعوت شوند؟

همه معامله­گران سهام و حتی تحلیلگران بازار اوراق با درآمد ثابت و سهامداران نهادی بزرگ که اتفاقات شرکت را پیگیری می­کنند، باید در فهرست مدعوین قرار داشته باشند. از طرفی نشست­های مذکور فرصت خوبی است تا سهامداران بالقوه شناسایی شوند، به همین دلیل از این گروه­ها نیز دعوت می­شود. از رسانه­های مالی و اقتصادی دعوت شود؛ همچنین ویدئو از ارائه مدیران تهیه و از طریق سایت شرکت اطلاع­رسانی شود.

v   چه کسانی باید ارائه نمایند؟

بر اساس مطالعات، مدیرعامل و بالاترین مقام مالی از اشخاص ضروری هستند که در جلسات باید حضور داشته باشند؛ حتی اگر در جلسه مطالبی برای ارائه نداشته باشند. 70 درصد از تحلیلگران و سرمایه­گذاران عقیده دارند که مدیر بخش کسب وکار (اقتصادی) و 53 درصد نیز اعتقاد دارند که مدیر بخش بازاریابی باید در جلسه حضور داشته باشد. این در حالیست که در 60 درصد از این جلسات، مدیران عامل و بالاترین مقام مالی شرکت­ها در جلسات حضور داشتند و در 36 درصد نیز  مدیران ارشد حضور داشتند.

v   ساختار برگزاری کنفرانس خبری چگونه باشد؟

84 درصد از مشاهدات اعتقاد دارند که دسترسی به مدیران و 64 درصد از مشاهدات، بیان استراتژی­ها و نوآوری­های شرکت در این جلسه ضروری است. چشم­انداز آتی و گزارش­های سال جاری شرکت نیز از اهمیت 46 و 40 درصدی برخوردار است.

v   جلسه پرسش و پاسخ در چه مقطعی از کنفرانس برگزار شود؟

83 درصد از مصاحبه­شوندگان ترجیح می­دهند جلسه پرسش و پاسخ پس از شنیدن مطالب هر ارائه­کننده باشد و 17 درصد نیز اعتقاد داشتند قراردادن جلسه پرسش و پاسخ باید صرفاً در پایان جلسه باشد.

 

 

v   هدایای روز کنفرانس

    هرچند ممکن است چندان مهم باشد اما این موضوعی است که با آن مواجه خواهیم شد. بیش از نصف مصاحبه­شوندگان دریافت یادگاری از نشست اطلاع­رسانی را به خاطر می­آورند. هرچند 46 درصد از مصاحبه­شوندگان اعتقاد دارند که شرکت نباید پول برای هدایا هدر دهد. اما با این وجود، آنها اعتقاد دارند که هدیه باید نشاندهنده محصولات شرکت باشد. حتی مصاحبه­شوندگان پیشنهاد دادند که هدایا ارزان، و قابل استفاده و در برگیرنده لوگوی شرکت باشد. جالب آنکه برخی هدایا گران قیمت از سوی مشارکت­کنندگان کنفرانس خبری رد شده است. در نظرسنجی صورت گرفته، پیراهن، کلاه، کیف لپ تاپ، خودکار، فنجان قهوه، نسخه رایگان از نرم افزار شرکت، ماشین اسباب بازی و هدایا برای کودکان ذکر شده است.

 

 

توصیه نامه پیشنهادی:

1-    نشست اطلاع­رسانی حداقل سالی یکبار و پس از ارایه گزارش عملکرد فصلی برگزار می­شود.

2-    اطلاع رسانی برگزاری نشست باید یک هفته قبل از طریق سایت اطلاع­رسانی شرکت انجام شود.

3-    امکان حضور رسانه­های اقتصادی و مالی باید فراهم شود.

4-    شرکت باید فضایی فراهم نماید تا امکان پرسش برای همه مشارکت­کنندگان در نشست فراهم باشد.

5-    مدیران شرکت نباید در خصوص اطلاعات منتشر نشده از طریق کدال در این نشست صحبت نمایند.

6-    هر چند سخنرانی بالاترین مقام اجرایی شرکت می­تواند حول مباحث کیفی در شرکت باشد، اما سخنرانی بالاترین مقام مالی شرکت یا نماینده وی، باید به جزییات اقلام ارایه شده در گزارش های منتشر شده معطوف شود.

7-    از آنجا که اصل منصفانه بودن اطلاع­رسانی مدنظر است توصیه می­شود شرکتها صرفا مواردی را در جلسه ارایه نمایند که در آخرین گزارش های شرکت از طریق کدال منتشر شده است.

بورس اوراق بهادار تهران با هدف معرفی این رویداد به بازار سرمایه و همچنین نهادینه کردن آن بین شرکتهای پذیرفته شده اقدام به برنامه ریزی 10 نشست اطلاع­رسانی در سال 1393 نمود که تعدادی از آن در ماه­های گذشته برگزار شد. پیشنهاد می­شود شرکت­های پذیرفته شده در بورس اوراق بهادار تهران، همچون بورس­های توسعه یافته، اقدام به برگزاری این نشست­ها نمایند.